Notowanie zadań do wykonania, terminów spotkań, kontaktów.

Do robienia notatek można wykorzystać notes papierowy, telefon komórkowy z funkcją terminarza czy laptopa. Ważne by nasze notatki były zawsze dostępne i łatwe w użyciu. Istotne jest też by nie trzeba było korzystać z internetu aby dostać się do naszego terminarza, szczególnie gdy pracujemy w terenie. Zawsze może się zdarzyć, że nie będzie dostępu do internetu, a wtedy utracimy dostęp do ważnych dla nas notatek. Dlatego zwykły papierowy terminarz, bardzo często jest najwygodniejszy i najpewniejszy, łatwo i szybko jest odnaleźć interesujące nas terminy, nie zajmuje dużo miejsca i można go użyć w dowolnym miejscu i czasie.

Określenie zadań.

Należy przygotować kartkę papieru lub edytor tekstu w komputerze i wypisać wszelkie niezbędne czynności które mamy do wykonania w ramach zadań w określonym czasie. Wypisujemy zarówno rozmowy telefoniczne, spotkania, podróże służbowe jak i czynności typu przygotowanie oferty, odebranie towaru czy złożenie zamówienia. W pracy konsultanta są to np. spotkania z Klientami, szkolenia dla konsultantów, spotkania rekrutacyjne.

Określenie priorytetów.

Gdy sporządzimy już listę zadań, działań do wykonania powinniśmy określić priorytety ich ważności. Technika jaką zastosujemy nie jest aż tak bardzo istotna, ważne aby to zrobić. Można np. zastosować macierz Eisenhowera lub bardziej rozbudowaną listę priorytetów z zastosowaniem wag punktowych. Szerzej na temat określania priorytetów przeczytacie w dalszej części artykułu: określenie priorytetów.

Określenie czasu potrzebnego na wykonanie czynności.

Oczywistą rzeczą jest, że nigdy nie wystarczy nam czasu by zrobić wszystko w czasie, którym byśmy chcieli. Dlatego gdy mamy już określone priorytety zadań powinniśmy określić przewidywany czas ich wykonania. Bardzo często okaże się, że gdybyśmy chcieli zrobić wszystko co zaplanowaliśmy w ptk.3 to nie wystarczy nam czasu na wykonanie wszystkich czynności. Dlatego musimy wybrać czynności najważniejsze a te mniej ważne albo zlecić innym osobom, jeżeli mamy taką możliwość (np. współpracownikom) albo świadomie zrezygnować z ich wykonania lub nadać im status wykonania warunkowego (jeżeli wystarczy nam czasu, zaoszcędzimy go na innych ważniejszych czynnościach to je wykonamy).

Planowanie

teraz gdy mamy już wypisane konkretne zadania do wykonania, wiemy ile czasu ptrzebujemy na ich wykonanie i co najważniejsze określiliśmy ich priorytety możemy przystąpić do zaplanowania ich wykonania. Rozpisujemy je na plany tygodniowe czasami miesięczne, najlepiej gdy na każdy dzień określimy dokładne czynności i określimy sobie cele czasowe na ich wykonanie. Oczywiście zawsze powinniśmy zostawić sobie pewien margines czasu na zadania, których nie zaplanowaliśmy, kontakty od naszych Klientów, wyjaśnianie spraw naszych współpracowników oraz inne nie dające się zaplanować wydarzenia.
Kontrola – bardzo ważnym elementem skutecznego zarządzania czasem jest kontrola realizacji planu. Powinniśmy codziennie, nawet kilka razy w trakcie dnia sprawdzać czy realizujemy wszystko co sobie zaplanowaliśmy i czy wystarcza nam czasu. Jest to dla nas dodatkowy motywator w pracy. Terminowe i dokładne wykonywanie planu jest podstawą sukcesu ale również daje nam satysfakcję, że robimy wszystko dobrze i na wszystko wystarcza nam czasu.

Modyfikacja planu

gdyby wszystko w życiu dało się łatwo zaplanować, przewidzieć to życie byłoby dużo prostsze. Niestety tak nie jest. Warunki się zmieniają co powoduje, że czasami musimy modyfikować nasze działania. Warto jest raz na jakiś czas, czasami co kilka dni, czasami co kilka tygodni przeczytać nasz plan i przeprowadzić ponowną analizę. Gdy zastanowimy się nad pozostającymi nam do wykonania zadaniami czasami zmienią się im priorytety, czasami dojdą nam nowe a niektóre staną się nieaktualne. Dlatego należy ponownie sporządzić plan działania ( zmodyfikować go ). Pozwoli nam to efektywniej dążyć do celu oraz bardziej skutecznie zarządzać swoim czasem. Zdobywając doświadczenie często musimy zmienić kolejność wykonywania działań, dotyczy to szczególnie czynności zależnych od siebie gdy wykonanie pewnej rzeczy jest uwarunkowane zakończeniem poprzedniej ( nie można spotkać się z kimś gdy wcześniej się z nim nie umówimy ).